Организация рекламной деятельности рекламодателей может быть построена по двум принципам: первый - создание самостоятельных структур, то есть фирм, которые занимаются только рекламной деятельностью, второй - использование рекламной деятельности как составляющей определенной организационной структуры, является совокупностью функций, процессов и различных подструктур, направленных на практическую реализацию общих планов фирмы-рекламодателя.

Организационные структуры рекламной службы фирмы зависит от таких факторов, как сфера деятельности фирмы, объемы и сфера деятельности фирмы, наличие средств на рекламную деятельность, конкретные особенности целевого рынка, характеристика товара или услуги.

Поэтому рекламная служба фирмы может состоять из большого количества людей или ее могут поручить одному человеку, иногда даже по совместительству. Только крупные фирмы в стадии расцвета могут позволить себе держать полнокровную службу рекламы в составе службы маркетинга или отдельно, а тем более - содержать собственную рекламное агентство, типографию и творческий отдел.

Штатная и организационная структура рекламной службы предприятия не является чем-то застывшим - в зависимости от конкретных потребностей маркетинговой деятельности в ее составе создаются временные творческие группы (например с целью рекламного обеспечения участия в важных выставках, ярмарках) или отделы: исследование рекламного рынка, анализа и оценки результатов проведения рекламных кампаний и т.п.

К основным задачам службы рекламы относятся: организация рекламной деятельности фирмы в собственной стране и за рубежом исходя из текущих и перспективных коммерческих целей, стоящих перед фирмой формирование доброжелательной общественного мнения о деятельности фирмы, укрепление ее престижа среди отечественных и зарубежных деловых кругов, торговых партнеров , потребителей и широкой общественности.

Для выполнения этих задач служба рекламы использует такие средства, как печатная реклама, реклама в прессе и других средствах массовой информации, различные ярмарки и выставки, уличная реклама, рекламные кино-и видеофильмы, рекламные сувениры и т.д., а также готовит, организует и осуществляет комплекс мероприятий по паблик рилейшнз для формирования благоприятного общественного мнения.

Рекламную службу возглавляет руководитель, которого назначают и освобождают приказом по фирме.

В своей деятельности служба рекламы предприятия руководствуется действующим законодательством, приказами и распоряжениями по фирме, уставом фирмы, а также положением о службе рекламы. Согласно своими основными задачами служба рекламы выполняет следующие функции:

• определяет и использует самые эффективные средства рекламы товаров, продукции и услуг фирмы, планы целевых рекламных кампаний (самостоятельно или совместно с рекламными агентствами и научно-исследовательскими фирмами), мероприятия по паблик рилейшнз, размещает заказ на их проведение, готовит и организует заключение соответствующих контрактов и контролирует их выполнение;

• анализирует конъюнктуру рынков рекламных услуг, в частности и за рубежом, готовит предложения и проекты смет расходов на рекламу и мероприятия по паблик рилейшнз;

• осуществляет контроль за расходованием средств, выделяемых на рекламные цели;

• совместно с соответствующими подразделениями фирмы готовит различные справочные и другие материалы, необходимые для изготовления заказной рекламной продукции, и осуществляет запланированные мероприятия;

• при необходимости совместно с юридической службой фирмы готовит материалы и предъявляет претензии организациям-исполнителям (рекламным агентствам, научно-исследовательским учреждениям) по качеству и срокам осуществления рекламных мероприятий;

• оперативно готовит необходимую информацию, справочные материалы руководству и другим структурным подразделениям, при необходимости консультирует сотрудников фирмы по вопросам рекламной деятельности;

• анализирует и оценивает результативность рекламных мероприятий, обобщает опыт этой работы, готовит предложения по совершенствованию рекламной деятельности фирмы, повышению деловой квалификации работников службы рекламы, в частности их обучения и стажировки за рубежом.